Secretária Executiva – Administrativo, RH e Financeiro N/I NOVO

Sobre a W51

Somos uma agência que conecta marcas e pessoas por meio de estratégias digitais eficazes, unindo performance, criatividade e tecnologia para transformar negócios. Certificados como Great Place to Work (GPTW), buscamos uma pessoa organizada, proativa, detalhista, com visão de negócio para atuar como ponto central de apoio às áreas administrativa, financeira e de pessoas.

Sobre a vaga

Estamos em busca de uma Secretária Executiva com perfil multitarefa, capaz de organizar processos, apoiar a liderança e garantir que as rotinas administrativas da agência e das operações funcionem de forma eficiente.
Essa profissional será responsável por conectar diferentes áreas da empresa, atuando diretamente com diretoria, RH, financeiro, contabilidade e operações.

Principais Responsabilidades

• Gestão Executiva e Administrativa
• Gerenciar a agenda da diretoria e compromissos estratégicos.
• Organizar reuniões, viagens e eventos.
• Solicitar e acompanhar orçamentos com fornecedores.
• Controlar contratos administrativos e documentação.
• Apoiar a organização e manutenção do escritório.
• Realizar o lançamento de horas dos prestadores e colaboradores.
• Apoiar os processos de admissão e desligamento (contratos e distratos).
• Conduzir a primeira etapa de entrevistas para posições operacionais e administrativas.
• Auxiliar no controle de férias, benefícios e documentos de colaboradores.
• Fazer a interface entre a empresa e a contabilidade para assuntos relacionados ao departamento pessoal.
• Realizar o controle de contas a pagar.
• Acompanhar cobranças e recebimento de notas fiscais.
• Garantir a liberação e organização de documentos financeiros.
• Atuar como ponto de contato com a contabilidade.
• Apoiar fechamentos mensais e controles administrativos.
• Organizar arquivos físicos e digitais relacionados às rotinas financeiras.

Operações das Lojas

• Apoiar o controle financeiro das lojas/unidades.
• Organizar e acompanhar holerites.
• Controlar escalas de trabalho e banco de horas.
• Garantir o fluxo correto de informações entre operação, RH e financeiro.

Requisitos

• Experiência anterior como Secretária Executiva, Assistente Executiva, Assistente Administrativa ou áreas correlatas.
• Vivência com rotinas administrativas, financeiras e de RH.
• Conhecimento em controle de contas a pagar e documentação financeira.
• Experiência com gestão de agenda e relacionamento com fornecedores.
• Boa comunicação verbal e escrita.
• Domínio do Pacote Office e/ou Google Workspace.
• Organização, discrição e atenção aos detalhes.

Diferenciais

• Experiência em agência de marketing, comunicação ou empresas de serviços.
• Conhecimento em sistemas de gestão financeira e RH.
• Facilidade para estruturar processos e criar controles internos.

Perfil que Buscamos

• Altíssimo nível de organização.
• Capacidade de lidar com múltiplas demandas simultaneamente.
• Senso de prioridade e autonomia.
• Perfil resolutivo e mão na massa.
• Boa capacidade de relacionamento interpessoal.
• Confidencialidade no tratamento de informações sensíveis.
• Facilidade para transitar entre áreas e apoiar diferentes equipes.