Secretária Executiva Efetivo

Descrição da Vaga

Responsável por prestar suporte administrativo, organizacional e operacional à alta liderança da empresa, assegurando agilidade, confidencialidade e eficiência nas rotinas executivas. Responsável por gerenciar agendas, organizar compromissos e documentos, facilitar atendimentos e direcionar de comunicações internas e externas, além de apoiar a logística de reuniões, viagens e eventos corporativos.

Responsabilidades e Atribuições

Gestão de Agenda:

• Organizar e gerenciar as agendas dos diretores, coordenando reuniões, compromissos e eventos.
• Garantir que os compromissos estejam alinhados com as prioridades estratégicas da empresa/diretor.

Comunicação:

• Atuar como ponto de contato principal entre os diretores e públicos internas/externas.
• Gerenciar correspondências, e-mails e chamadas telefônicas, priorizando e direcionando conforme necessário.
• Apoio em comunicações institucionais e alinhamentos corporativos.

Preparação de Documentos:

• Elaborar relatórios, apresentações e documentos diversos para reuniões e eventos.
• Revisar e formatar documentos para garantir precisão e profissionalismo.

Organização de Viagens:

• Planejar e coordenar itinerários de viagem, reservas de hotéis, seguro de vida, transportes e demais demandas logísticas relacionadas a viagens corporativas.

Gestão de Documentação:

• Manter arquivos físicos e digitais organizados e atualizados, garantindo fácil acesso às informações relevantes.
• Controlar documentos confidenciais e sensíveis com o devido cuidado e segurança.

Recepção e Atendimento:

• Recepcionar visitantes, proporcionando um atendimento acolhedor, cordial e profissional.
• Atender e direcionar consultas e solicitações de forma eficiente e assertiva.

Gestão de Despesas e suporte:

• Controle de despesas, prestação de contas e reembolsos relacionados à diretoria.
• Gestão de materiais, infraestrutura e suporte administrativo da diretoria.

Assessoria e confidencialidade:

• Lidar com informações sensíveis com a máxima discrição e sigilo.
• Prestar suporte às demandas administrativas e executivas da diretoria, incluindo atividades corporativas e assuntos particulares relacionados às necessidades dos executivos.
• Realizar atividades externas à empresa, tais como serviços em cartórios, bancos, órgãos públicos, fornecedores e demais instituições necessárias ao atendimento das demandas da diretoria.
• Conduzir veículo da empresa, quando necessário, para execução de atividades externas, acompanhamento de compromissos, transporte de documentos e atendimento às necessidades dos executivos.

Requisitos e Qualificações

• Formação: Superior completo em Secretariado Executivo Bilingue, Administração ou afins. Desejáveis cursos de aperfeiçoamento em Secretariado Executivo e/ou rotinas administrativas executivas.
• Competências Técnicas: Experiência prévia na função de Secretária Executiva ou em posições administrativas de apoio à alta liderança. Domínio de ferramentas de produtividade (Microsoft Office e Google Workspace), com habilidade para elaboração de documentos, apresentações e controles administrativos. Desejável conhecimento em sistemas corporativos e rotinas de apoio executivo (agenda, viagens, despesas e gestão documental). CNH: categoria B
• Competências comportamentais: comunicação verbal e escrita, com capacidade de interlocução com diferentes níveis hierárquicos. Alto grau de organização, disciplina e atenção aos detalhes. Capacidade de atuar com múltiplas demandas simultâneas. Postura discreta, ética e sigilosa no tratamento de informações sensíveis. Proatividade, senso de prioridade e forte orientação para soluções. Boa adaptabilidade e postura profissional alinhada ao ambiente executivo.
• Idioma: desejável espanhol e inglês.

Informações Adicionais