Secretária Executiva Bilíngue Efetivo

Descrição da Vaga

Atuar no suporte direto ao Conselho Deliberativo (Board of Directors) da instituição. Esta profissional será o ponto focal de comunicação entre o Board, a liderança da escola (Head of School) e a comunidade escolar. A escola é uma escola americana católica no Brasil com mais de 70 anos de tradição de ensino de qualidade e valores católicos.

Responsabilidades e Atribuições

1. Suporte e Governança do Board

· Organizar, agendar e coordenar todas as reuniões do Board, assembleias gerais e comitês.

· Preparar e distribuir pautas, apresentações e pacotes de leitura prévia (Board Packs) em ambos os idiomas.

· Redigir atas oficiais (Minutes) detalhadas e precisas em inglês e português, garantindo sua aprovação e arquivamento legal.

· Garantir a conformidade dos processos com o estatuto da escola e as regulamentações locais.

2. Gestão de Fluxo de Trabalho e Comunicação

· Gerenciar o calendário do Board, antecipando conflitos e priorizando compromissos críticos.

· Atuar como canal primário de comunicação do Board, filtrando e direcionando e-mails, telefonemas e correspondências.

3. Logística e Administração

· Organizar a logística de viagens, hospedagens e reembolsos para membros do conselho, quando necessário.

· Coordenar os serviços de alimentação (catering) e infraestrutura tecnológica para os dias de reunião.

· Manter o arquivo digital e físico de todos os documentos governamentais do Board de forma estritamente confidencial e organizada.

Requisitos e Qualificações

· Educação: Ensino Superior completo em Secretariado Executivo, Letras, Relações Internacionais, Administração ou áreas correlatas.

· Idiomas: Inglês e Português fluentes/nativos (obrigatório). A candidata passará por testes de redação e conversação em ambos os idiomas.

· Experiência: Experiência prévia comprovada como Secretária Executiva de Alta Gestão (C-Level) ou Boards. Experiência anterior em escolas internacionais ou americanas é altamente desejável.

· Softwares: Domínio do pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e ferramentas Google Workspace. Familiaridade com portais de governança de Board é um diferencial.

Competências Comportamentais (Soft Skills)

· Discrição e Ética: Acesso contínuo a dados estratégicos e financeiros confidenciais exige postura blindada.

· Comunicação Intercultural: Habilidade para lidar diplomaticamente com famílias estrangeiras, expatriados e executivos de diferentes nacionalidades.

· Atenção aos Detalhes: Capacidade de revisar minúcias em contratos e relatórios sem perder prazos.

· Resiliência e Flexibilidade: Capacidade de gerenciar picos de trabalho (como semanas de auditoria ou fechamento de ano letivo) com calma e eficiência.

Informações Adicionais

A empresa oferece:

• Salário compatível com o mercado
• Plano de Saúde SulAmerica para o titular
• Alimentação no Local
• Wellhub
• Home Office em alguns dias