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Descrição da Vaga
Realizar atividades de apoio à gestão de documentos da empresa, acompanhando os processos de envio, organização, controle e armazenamento dos documentos junto ao fornecedor responsável. Monitorar a aderência das unidades aos procedimentos estabelecidos, identificar oportunidades de melhoria e prestar suporte às unidades por meio de treinamentos, orientações e acompanhamento presencial, promovendo a padronização dos processos. Apoiar o controle de indicadores, a rastreabilidade documental e as demais atividades administrativas relacionadas à gestão de documentos, contribuindo para a eficiência operacional e a conformidade dos processos internos.
Responsabilidades e Atribuições
- Acompanhar o processo de envio da documentação das unidades ao fornecedor responsável pela gestão documental, verificando o cumprimento dos procedimentos estabelecidos e identificando eventuais desvios;
- Monitorar a organização e padronização da documentação enviada pelas unidades, orientando as equipes quanto à correta separação, identificação e acondicionamento dos documentos;
- Prestar suporte às unidades para esclarecimento de dúvidas relacionadas aos processos de gestão documental, promovendo orientações e acompanhamento sempre que necessário;
- Realizar visitas às unidades para ministrar treinamentos, acompanhar a execução dos processos, identificar oportunidades de melhoria e garantir a aderência aos procedimentos estabelecidos;
- Atuar como interface entre a Expresso Nepomuceno e o fornecedor responsável pela guarda documental, acompanhando demandas operacionais, solucionando ocorrências e assegurando o cumprimento dos níveis de serviço acordados;
- Acompanhar indicadores e controles relacionados ao processo de gestão documental, elaborando relatórios e identificando oportunidades para melhoria contínua;
- Apoiar a elaboração, revisão e padronização de procedimentos, instruções de trabalho e materiais de orientação referentes à gestão documental;
- Controlar solicitações de envio, consulta, retirada e devolução de documentos armazenados pelo fornecedor, acompanhando os prazos de atendimento e garantindo a rastreabilidade das informações;
- Apoiar auditorias internas e externas, providenciando a localização e disponibilização de documentos quando solicitado;
- Identificar oportunidades de otimização dos processos de gestão documental, propondo melhorias que contribuam para maior eficiência operacional, redução de custos e conformidade dos processos;
- Executar atividades administrativas inerentes à área, mantendo controles atualizados, organizando documentos e prestando suporte às demandas da gestão.
- Efetuar a abertura e o acompanhamento de solicitações de compra e pagamento de fornecedores por meio do sistema corporativo, conferência da documentação e atendimento das demandas administrativas da área, observando os fluxos e prazos estabelecidos.
- Responder pela qualidade, confiabilidade e desempenho dos recursos, serviços e informações geradas pelas tarefas sob sua responsabilidade, mantendo o sigilo sobre assuntos relacionados às atividades da Expresso Nepomuceno;
- Manter-se atualizado quanto aos conhecimentos e avanços tecnológicos referentes à sua área de atuação, visando propor e sugerir melhorias contínuas em equipamentos e processos para a maximização de resultados;
- Zelar pela conservação dos bens patrimoniais, solicitando manutenção, reparo e/ou reposição, sempre que necessário;
- Responsabilizar-se pelo atendimento aos aspectos de Saúde Segurança e Meio Ambiente e Qualidade (SSMAQ) em suas atividades diárias e garantir o melhor atendimento a seus clientes, internos e externos;
- Realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do superior imediato.
Requisitos e Qualificações
- Ensino Superior Completo;
- Experiência na função;
- Pacote Office Intermediário;
- Conhecimentos Intermediários em Sistemas Integrados da Área;
- Conhecimentos Básicos de Legislação Trabalhista voltada ao Controle de Jornada.
Informações Adicionais
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