Auxiliar Administrativo de Manutenção e Engenharia Efetivo NOVO

Descrição da Vaga

Venha fazer parte do time da maior rede de joalherias da América Latina! Com mais de 60 anos de história, desenvolvemos um portfólio de marcas – Vivara, Life by Vivara, Vivara Watches, Vivara Fragrances e Vivara Accessories, com foco em joias de ouro, joias de prata, relógios e acessórios.

Aqui você encontra um ambiente dinâmico, diverso, repleto de desafios e com muitas oportunidades de crescimento. Se você se considera uma pessoa criativa, resiliente, gosta de atuar como dona do negócio e é movida por resultados, já tem meio caminho andado.

Na Vivara, acreditamos na inclusão e na diversidade, e as apoiamos em todas as suas formas de expressão para construir um lugar em que todas as pessoas se sintam bem-vindas. Recriminamos qualquer tipo de discriminação, seja por idade, orientação sexual, identidade ou expressão de gênero, cor, etnia, deficiência ou religião.

Vem brilhar com a gente! #VemPraVivara

Responsabilidades e Atribuições

• Apoiar o controle orçamentário das áreas de Manutenção e Engenharia;
• Realizar acompanhamento de despesas, provisões e pagamentos;
• Controlar solicitações de compra, pedidos, contratos e aditivos;
• Conferir documentação para aprovação de pagamentos;
• Acompanhar fluxo de aprovação de notas fiscais junto às áreas envolvidas;
• Garantir que pagamentos sejam realizados dentro dos prazos estabelecidos;
• Apoiar o fechamento mensal das despesas da área;
• Receber, conferir e organizar notas fiscais de fornecedores;
• Validar documentação fiscal e administrativa necessária para pagamento;
• Controlar vigência de contratos e acompanhar vencimentos;
• Manter arquivo físico e digital de documentos, contratos e evidências;
• Apoiar a formalização de novos contratos e renovações;
• Acompanhar administrativamente os chamados de manutenção das lojas e sede;
• Controlar solicitações de orçamento enviadas aos fornecedores;
• Apoiar a gestão de reformas, retrofit e projetos de engenharia, acompanhando documentações e cronogramas administrativos;
• Monitorar pendências junto a fornecedores e áreas internas;
• Realizar contato frequente com fornecedores para obtenção de documentos, notas fiscais, propostas e evidências dos serviços executados;
• Acompanhar regularização de pendências administrativas;
• Apoiar o cadastro e atualização de fornecedores nos sistemas corporativos;
• Elaborar e atualizar planilhas de controle financeiro e operacional;
• Atualizar dashboards e relatórios gerenciais da área;
• Consolidar informações para reuniões de acompanhamento;
• Apoiar o levantamento de indicadores relacionados a custos, contratos e pagamentos;
• Organizar documentação para auditorias internas e externas;
• Garantir rastreabilidade dos processos administrativos e financeiros;
• Apoiar o cumprimento das políticas internas e procedimentos corporativos;
• Assegurar que documentos estejam devidamente arquivados e disponíveis para consulta.

Requisitos e Qualificações

Experiência Profissional

• Experiência em rotinas administrativas e financeiras;
• Vivência em controle de notas fiscais e pagamentos;
• Experiência com fornecedores e contratos;
• Desejável atuação em áreas de manutenção, engenharia, facilities, obras ou operações;
• Desejável experiência em empresas com grande volume de demandas e múltiplas unidades.

Formação

• Ensino médio completo;
• Desejável cursando ou concluído ensino superior em:
• Administração
• Processos Gerenciais
• Ciências Contábeis
• Gestão Financeira
• Engenharia de Produção
• Áreas correlatas

Conhecimentos Técnicos

• Excel intermediário ou avançado;
• Conhecimento em controles financeiros e administrativos;
• Emissão e conferência de notas fiscais;
• Controle de contratos e documentação;
• Familiaridade com sistemas ERP (SAP será considerado diferencial);
• Conhecimento em Power BI será considerado diferencial;
• Boa capacidade de organização de dados e documentos.

Competências Comportamentais

• Organização e atenção aos detalhes;
• Disciplina no cumprimento de processos e prazos;
• Capacidade de trabalhar com grande volume de informações;
• Boa comunicação escrita e verbal;
• Senso de prioridade e urgência;
• Proatividade para acompanhamento e cobrança de pendências;
• Relacionamento interpessoal para interação com fornecedores e áreas internas;
• Responsabilidade e confiabilidade no tratamento de informações financeiras.

Indicadores de Desempenho (KPIs)

• Prazo de processamento de notas fiscais;
• Percentual de pagamentos realizados dentro do prazo;
• Controle de contratos sem vencimentos não planejados;
• Qualidade e atualização dos controles da área;
• Redução de pendências administrativas;
• Confiabilidade das informações financeiras reportadas.

Informações Adicionais

• Vale-Refeição
• Vale-Transporte
• PLR – De acordo com atingimento de resultados
• Seguro de Vida
• Assistência Médica
• Assistência Odontológica
• Wellhub
• Desconto em Produtos Vivara e Life
• Day Off de Aniversário