DESCRIÇÃO DE CARGO – SECRETÁRIA ESCOLAR

1. Objetivo do Cargo

Assegurar a execução, organização e controle das atividades técnico-administrativas da Secretaria Escolar, garantindo a adequada gestão da documentação acadêmica dos alunos, a conformidade com as normas educacionais vigentes e o suporte administrativo às atividades pedagógicas da instituição.

2. Atribuições e Responsabilidades

2.1 Gestão da Documentação Escolar

• Organizar, manter e atualizar os prontuários individuais dos alunos, assegurando integridade, rastreabilidade e confidencialidade das informações.

• Proceder à emissão de documentos oficiais, tais como declarações, históricos escolares, certificados e documentos de transferência, em conformidade com a legislação vigente.

• Realizar e acompanhar os processos de matrícula, rematrícula e transferência escolar.

• Assegurar o correto arquivamento físico e digital dos documentos institucionais e acadêmicos.

2.2 Controle Acadêmico e Registros Escolares

• Registrar, conferir e manter atualizadas as informações acadêmicas em sistemas informatizados e controles internos.

• Acompanhar registros de frequência, movimentação escolar e demais dados pertinentes à vida escolar dos alunos.

• Apoiar a equipe pedagógica na organização de turmas, listas e controles acadêmicos.

• Contribuir para a elaboração e o acompanhamento do calendário escolar.

2.3 Atendimento ao Público

• Prestar atendimento qualificado a pais, responsáveis, alunos e demais usuários, fornecendo informações claras e precisas acerca dos serviços da Secretaria Escolar.

• Realizar atendimento presencial, telefônico e eletrônico, observando padrões institucionais de cordialidade e ética.

2.4 Apoio Administrativo ao Setor de Educação

• Elaborar documentos administrativos, tais como ofícios, declarações, comunicados e relatórios.

• Secretariar reuniões, quando necessário, providenciando os respectivos registros formais (atas).

• Auxiliar a coordenação pedagógica e demais profissionais do setor nas demandas administrativas.

• Controlar o fluxo de correspondências e documentos oficiais.

2.5 Interface com Órgãos Reguladores

• Auxiliar no cumprimento das exigências legais junto aos órgãos educacionais competentes, incluindo o envio de dados, relatórios e documentação obrigatória.

• Zelar pelo cumprimento de prazos e normativas estabelecidas pelos sistemas de ensino.

2.6 Organização e Controle Interno

• Garantir a padronização, organização e atualização dos arquivos e registros da Secretaria Escolar.

• Controlar a entrada, tramitação e saída de documentos institucionais.

• Zelar pela guarda, conservação e sigilo das informações sob sua responsabilidade.

3. Competências Técnicas

• Conhecimento em rotinas de secretaria escolar e legislação educacional básica;

• Domínio de ferramentas de informática, incluindo Pacote Office e sistemas de gestão escolar;

• Conhecimento em técnicas de arquivamento e gestão documental;

• Conhecimento em redação oficial e administrativa.

4. Competências Comportamentais

• Elevado nível de organização e atenção aos detalhes;

• Comunicação clara, objetiva e institucional;

• Postura ética e sigilo profissional;

• Proatividade e senso de responsabilidade;

• Habilidade no atendimento ao público;

• Capacidade de trabalho em equipe.

5. Requisitos

• Ensino médio completo, sendo desejável ensino superior em Administração, Pedagogia ou áreas correlatas;

• Experiência prévia em atividades administrativas ou secretaria escolar;

• Desejável experiência no terceiro setor ou em instituições educacionais especializadas.

6. Responsabilidades

• Zelar pela veracidade, integridade e segurança das informações acadêmicas;

• Zelar pelo cumprimento de prazos legais e institucionais;

• Zelar pela adequada organização e conservação dos documentos sob sua guarda.

7. Condições de Trabalho

• Atuação em ambiente administrativo interno;

• Atendimento contínuo ao público interno e externo;

• Utilização permanente de sistemas informatizados e equipamentos de escritório.