Pessoa Secretaria Executiva Efetivo NOVO

Descrição da Vaga

Todos os dias, nos dedicamos a garantir a melhor experiência e resultado em saúde aos nossos pacientes, com um time de mais de 3.000 colaboradores que acredita no cuidado pleno às pessoas e atua com qualidade, precisão e comprometimento.

Estamos comprometidos em proporcionar igualdade de oportunidade a todos, fortalecendo nossa jornada de diversidade, equidade e inclusão. Por isso, independentemente da raça, gênero, orientação sexual, idade ou qualquer outra característica, todas as pessoas candidatas estão convidadas a participar de nossos processos seletivos.

Responsabilidades e Atribuições

Principais Desafios e Responsabilidades:

• Contribuir na organização dos compromissos da Direção e Conselho, tais como reuniões, apresentações e eventos, através do efetivo controle da agenda, consultando e disponibilizando horários, especificando informações e dados pertinentes e realizando as necessárias anotações em agenda, para lembrar e facilitar o cumprimento das obrigações assumidas;
• Controlar agendas e compromissos dos membros dos Conselhos, bem como os agendamentos das salas de reuniões, viabilizando a estrutura adequada para a realização;
• Contribuir com o adequado suporte à Direção, seus apoios e as respectivas equipes em viagens diversas, através da solicitação de reservas de passagens aéreas, hotéis, locação de automóvel, e outras providências correlatas a viagem, buscando através de cotações, as melhores opções/condições, padrões de qualidade, segurança e preço;
• Controlar o fluxo de pagamentos diversos da direção quando solicitada, através do preenchimento do relatório pré-estabelecido pela instituição, assim como receber e conferir notas fiscais em aquisições envolvendo viagens, bem como efetuar seus lançamentos em sistema específico para a devida aprovação e envio a área de controle financeiro;
• Elaborar as atas de reuniões e relatórios de Conselho e Assembleias de acordo com os assuntos abordados, para encaminhamento e avaliação final dos Conselheiros;
• Preparar salas para a realização de reuniões da Direção, mediante da reserva antecipada da mesma, verificando as necessidades e efetivando as devidas solicitações, verificando arrumação da sala, seus equipamentos e materiais de apoio, bem como prestar suporte operacional no decorrer da reunião, caso necessário;
• Organizar e manter o arquivo de documentos referente a área, procedendo a classificação, etiquetagem e guarda dos mesmos, para conservá-los e facilitar a consulta;
• Orientar outros profissionais da área de apoio a direção (copeira, motorista, segurança, outros), em atividades e necessidades apresentadas.

Requisitos e Qualificações

Imprescindíveis:

• Superior completo em Secretariado;
• Conhecimento em Pacote Office e/ou Google Workspace;
• Experiência na área de Secretariado Executivo;

Diferenciais:

• Cursando Pós Graduação ou Especialização;
• Inglês Intermediário (conversação, escrita e leitura);
• Perfil proativo, com foco em melhoria contínua de processos e excelente comunicação para interface com outras áreas.

Informações Adicionais

Horário de trabalho:

• Horário: : Segunda á quinta 8hs as 18hs e sexta 8hs as 17hs
• Escala: 5×2
• Modelo: Presencial