Analista Administrativo Efetivo NOVO

Descrição da Vaga

Missão do Cargo Prestar suporte executivo e administrativo aos Diretores da organização, assegurando a gestão eficiente de agendas, reuniões, viagens, eventos e rotinas administrativas.

Atuar como ponto focal entre a liderança e os públicos internos e externos, garantindo organização, confidencialidade, agilidade e excelência na execução dos processos de suporte à gestão.

Baseada em atribuições de secretariado executivo, gestão de agendas, viagens, reuniões, documentos e suporte administrativo à diretoria.

Responsabilidades e Atribuições

• Gerenciar agendas dos Diretores, organizando compromissos, reuniões, eventos e visitas, definindo prioridades e assegurando a otimização do tempo da liderança.
• Coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas, logística, documentação, prestação de contas e reembolsos.
• Organizar reuniões presenciais e virtuais, preparando convites, materiais, infraestrutura, salas e suporte aos participantes. Elaborar, revisar, traduzir e controlar documentos, apresentações, relatórios, comunicados e correspondências executivas.
• Realizar o controle e acompanhamento de despesas, pagamentos de fornecedores, reembolsos e processos administrativos relacionados à diretoria. Atuar como interface entre os Diretores e as diversas áreas da empresa, garantindo fluidez na comunicação e acompanhamento de demandas.
• Apoiar na organização de eventos, visitas de executivos, clientes, fornecedores e demais stakeholders estratégicos.
• Preparar atas de reuniões, registrar decisões e acompanhar planos de ação quando solicitado.
• Garantir a organização e manutenção dos recursos, materiais e infraestrutura utilizados pela diretoria.
• Tratar informações sensíveis e estratégicas com elevado grau de confidencialidade e discrição.
• Impactos do Cargo (Accountability) Garantir a eficiência da rotina executiva da diretoria.
• Contribuir para a produtividade dos executivos por meio da organização e priorização adequada das atividades.
• Assegurar qualidade e agilidade nos processos administrativos sob sua responsabilidade.
• Promover uma experiência profissional e organizada para stakeholders internos e externos que interagem com a liderança.
• Zelar pela confidencialidade das informações corporativas e estratégicas.
• Conhecimentos e Habilidades em atividades de secretariado executivo, assistência executiva ou suporte à alta liderança. Desejável experiência em empresas multinacionais.

Requisitos e Qualificações

• Ensino Superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Relações Internacionais ou áreas correlatas.
• Idiomas Inglês avançado.
• Espanhol será considerado diferencial.
• Cursos e Conhecimentos Específicos Pacote Microsoft Office avançado (Outlook, PowerPoint, Excel e Teams).
• Gestão de viagens corporativas e controle de despesas.
• Conhecimentos em SAP ou sistemas corporativos serão considerados diferenciais.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Competências Comportamentais Organização e planejamento.
• Comunicação interpessoal.
• Discrição e confidencialidade.
• Senso de prioridade.
• Proatividade.
• Atenção aos detalhes.
• Flexibilidade e capacidade de lidar com múltiplas demandas.
• Relacionamento interpessoal e atendimento executivo.
• Capacidade de antecipação e resolução de problemas.

Informações Adicionais

🍛 Vale-alimentação ou vale-refeição;

👨🏼‍🎓 Desconto em cursos, universidades e instituições de idiomas;

📚 Academia Stefanini — plataforma com cursos on-line, gratuitos, atualizados e com certificado;

🗣 Mentoring;

💉 Clube de vantagens para consultas e exames;

🏥 Assistência médica;

🦷 Assistência odontológica;

💰 Clube de vantagens e descontos nos melhores estabelecimentos;

🛫 Clube de viagens;

🐶 Convênio para pets.