Assistente Administrativo Efetivo NOVO

Descrição da Vaga

Buscamos uma pessoa para atuar como Assistente Administrativo, contribuindo para a organização e o bom funcionamento da operação. Essa pessoa será responsável pelo suporte às rotinas administrativas, gestão de fornecedores e demandas de facilities, garantindo mais agilidade, organização e eficiência no dia a dia e ajudando a manter um ambiente de trabalho bem estruturado.

Responsabilidades e Atribuições

• Realizar compras recorrentes de suprimentos, materiais de escritório e coffee breaks, conforme cronograma e necessidades da operação;
• Realizar reservas de salas de reunião e apoiar a organização de eventos internos e institucionais;
• Apoiar a gestão de facilities, incluindo serviços de limpeza, manutenção, segurança, recepção e copa;
• Recepcionar visitantes, fornecedores e prestadores de serviço, garantindo uma boa experiência no escritório;
• Apoiar o processo de onboarding de novos colaboradores, contribuindo para uma integração organizada e eficiente;
• Realizar o cadastro e a atualização de informações de colaboradores nos sistemas internos;
• Organizar e manter atualizados arquivos físicos e digitais, incluindo contratos, documentos societários e demais documentos administrativos;
• Acompanhar demandas administrativas por e-mail, realizando follow-ups e garantindo o cumprimento dos prazos;
• Realizar a gestão e o acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviços;
• Controlar e acompanhar a utilização de estacionamento, bicicletário e demais recursos de infraestrutura do escritório;
• Apoiar a organização e execução de eventos internos, ações corporativas e iniciativas de comunicação interna;
• Apoiar o controle de pagamentos, vencimentos e demais rotinas financeiras administrativas;
• Executar outras atividades administrativas relacionadas à área, conforme as necessidades da operação e orientações da liderança.

Requisitos e Qualificações

• Experiência anterior com rotinas administrativas e/ou de facilities;
• Organização, proatividade e atenção aos detalhes;
• Boa comunicação e facilidade para se relacionar com diferentes públicos;
• Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas e prioridades simultaneamente;
• Experiência no relacionamento e acompanhamento de fornecedores;
• Conhecimento em controle de contratos e documentos;
• Conhecimento do Pacote Office, especialmente Excel, Word e Outlook;
• Familiaridade com ferramentas de comunicação e colaboração, como Slack e Teams;
• Ensino Superior completo ou cursando em Administração, Recursos Humanos, Logística ou áreas correlatas;
• Disponibilidade para trabalhar presencialmente no Brooklin.

Informações Adicionais

• Plano de saúde (sem coparticipação);
• Seguro de Vida;
• Vale refeição (sem coparticipação);
• Vale alimentação (sem coparticipação);
• Vale transporte;
• Valorização da saúde e bem-estar;
• Gympass;