Assistente Administrativo de Operações e Eventos Acadêmicos Efetivo NOVO

Missão do Cargo

Preparar, abastecer e operar o Centro de Treinamento para que cada prática funcione no dia, com todo material na estação certa, todo aluno recebido e todo ambiente pronto, devolvendo o CT organizado e reposto ao final.

Sobre a vaga

Buscamos uma pessoa metódica, atenta a detalhes e disposta a colocar a mão na massa para atuar na operação das práticas presenciais do Centro de Treinamento do Instituto CDT, pós-graduações, imersões em laboratório de anatomia, cursos ACLS e atendimento a pacientes-modelo.

Essa posição responde ao Analista de Negócios e Eventos e coordena os estagiários na montagem, no dia da prática e na desmontagem. É a pessoa que recebe o aluno e o paciente, monta e testa cada estação, garante que nada falte durante o evento e devolve o Centro de Treinamento pronto para a próxima utilização.

A atuação inclui deslocamentos para compras e para eventos externos, com permanência em pé durante os dias de prática, e presença nos fins de semana de prática, em regime de revezamento com o Analista de Negócios e Eventos.

Principais Atividades

Abastecimento

• Comprar materiais de limpeza, escritório, alimentação, descartáveis e insumos de prática;
• Executar as compras nas contas PJ e a compra presencial no Atacadão, pelo caixa do CNPJ;
• Fazer a conferência semanal de estoque e disparar a reposição do que estiver abaixo do mínimo;
• Receber, conferir (nota × pedido × produto físico) e guardar as mercadorias;
• Encomendar e retirar as peças biológicas no frigorífico;
• Solicitar reposição de material de limpeza e consumo.

Preparação da prática

• Montar as salas e as estações no D-1, com os estagiários, contra a lista de material do POP;
• Testar todos os equipamentos: monitores, iPads, balança, impressora, TV, projetor e som;
• Fotografar cada estação montada e arquivar como referência;
• Imprimir listas de presença, certificados, termos e material de apoio;
• Produzir os adesivos de nome e aplicar nos crachás;
• Retirar os crachás na gráfica em D-2;
• Separar camisetas e crachás por aluno, conferindo quem já recebeu camiseta;
• Montar os kits e brindes.

Dia da prática

• Recepcionar alunos e pacientes; entregar crachá, camiseta e kit;
• Colher assinatura na lista de presença;
• Dar suporte contínuo aos professores e repor material durante o dia;
• Conduzir a troca de grupos entre estações conforme o cronograma;
• Acompanhar o paciente em todo deslocamento pelo prédio;
• Montar, repor e organizar a alimentação;
• Aplicar a pesquisa de satisfação antes de o aluno sair;
• Fazer o registro fotográfico.

Encerramento

• Desmontar as salas, lavar, secar e guardar o material reutilizável;
• Descartar corretamente resíduos biológicos e perfurocortantes;
• Repor o estoque consumido;
• Digitalizar os termos assinados e arquivar no padrão de nomenclatura;
• Devolver o CT pronto para a próxima utilização.

Eventos fora do CT

• Preparar e transportar o material;
• Ir ao local em D-1 e distribuir o material nas bancadas, estação por estação;
• Operar os dois dias do evento;
• Remontar as malas, conferir contra a lista de saída e trazer tudo de volta.

Rotina do CT

• Manter a organização e a conservação das instalações;
• Reportar ao Analista toda avaria ou necessidade de manutenção;
• Despachar receitas de telemedicina por Correios ou motoboy e registrar o rastreio;
• Consolidar os comprovantes de reembolso dos estagiários;
• Arquivar documentos físicos e digitais no padrão da área.

ACLS

• Aplicar a lista de presença padrão no dia do curso;
• Organizar as provas, gabaritos e folhas de resposta;
• Salvar e distribuir carteirinhas e certificados recebidos.

Principais Atividades

• 1 ano ou mais de experiência em rotina operacional, almoxarifado, recepção, eventos ou apoio administrativo;
• Planilhas em nível básico;
• Uso de aplicativos de impressão e de compra online;
• Boa apresentação e comunicação para recepção de público;
• Disponibilidade física para montagem de salas, carregamento de material e permanência em pé durante os dias de prática;
• Disponibilidade para atuação em fins de semana de prática, conforme escala.