Assistente Administrativo – Gestão de Custos Efetivo NOVO

Descrição da Vaga

Garantir a execução e organização dos processos administrativos da área de Custos, assegurando fluidez na emissão de RC’s, gestão de contratos e acompanhamento dos fluxos com Suprimentos e áreas operacionais.

Responsabilidades e Atribuições

• Acompanhar as Requisições de Compra (RC’s), centralizando as emissões das áreas operacionais, incluindo Marketing dos Shoppings Center Norte e Lar Center, para assegurar a padronização das informações e a aderência ao orçamento.
• Acompanhar o fluxo das RC’s, monitorando os SLA’s de atendimento e realizando follow-up junto à área de Suprimentos, com o objetivo de assegurar o andamento das contratações dentro dos prazos estabelecidos.
• Garantir a emissão de contratos e pedidos, acompanhando os prazos e comunicando eventuais atrasos às áreas envolvidas, para minimizar impactos nas operações.
• Controlar a vigência dos contratos das áreas operacionais, monitorando renovações, reajustes e vencimentos, para assegurar a continuidade dos serviços contratados.
• Organizar a base de contratos ativos e vigentes, mantendo a documentação atualizada e acessível, a fim de garantir rastreabilidade e conformidade dos registros.
• Assegurar a correta vinculação entre contratos, RC’s, pedidos, medições e notas fiscais, realizando conferências das informações, para garantir a integridade dos processos administrativos e financeiros.
• Apoiar as áreas solicitantes, orientando na definição do plano de contas e esclarecendo dúvidas relacionadas às requisições, a fim de garantir o correto direcionamento das despesas.
• Conduzir as RC’s relacionadas a contratos e pedidos, acompanhando as minutas contratuais até a formalização das contratações, com o objetivo de assegurar a vigência contratual e a conformidade dos processos.
• Apoiar o controle administrativo dos projetos de CAPEX, organizando documentos, RC’s, contratos e pedidos vinculados aos investimentos, para garantir o adequado acompanhamento das iniciativas.
• Acompanhar o fluxo de aprovações dos projetos de CAPEX, monitorando as etapas do processo e realizando follow-up quando necessário, a fim de assegurar o cumprimento dos prazos.
• Estruturar os controles administrativos e operacionais, mantendo planilhas, bases de dados e pastas atualizadas, para garantir a organização das informações e a padronização dos processos.
• Monitorar o cumprimento dos SLA’s internos e apoiar a melhoria contínua dos fluxos administrativos, identificando oportunidades de otimização, com o objetivo de aumentar a eficiência e a governança dos processos.
• Apoiar no fortalecimento da cultura de sustentabilidade da empresa, respeitando as diretrizes, normas e políticas socioambientais aplicáveis. Assim, dentro de suas atribuições e responsabilidades, atuar sempre de forma ética, proativa, segura e responsável, minimizando os impactos ambientais, incidentes de trabalho, entre outros.

Requisitos e Qualificações

• Ensino médio completo;
• Conhecimento em Excel intermediário (Elaboração de planilhas e relatórios e tabelas/controle para acompanhamento das RC’s e contratos);
• Conhecimento em ferramentas como SharePoint (Organização das pastas por áreas/temas e organização dos contratos);
• Conhecimento em ferramentas como Outlook e teams (Gestão das demandas e Follow-up com as áreas operacionais e Suprimentos);
• Desejável ensino superior cursando em administração, gestão financeira e/ou áreas correlatas.

Informações Adicionais

• Vale Refeição;
• Vale Alimentação;
• Cartão cesta natal;
• Convênio Médico (Sem mensalidade e com coparticipação);
• Convênio Odontológico (Sem mensalidade e sem coparticipação);
• Programa de participação nos resultados;
• Licença paternidade ou maternidade estendida;
• Plano médico sem coparticipação para gestante;
• Programa para Gestantes;
• Auxílio Creche;
• VR e VA integral durante período de licença;
• VR integral durante período das férias;
• Seguro de vida;
• Cobertura seguro residencial Porto Seguro para emergências;
• Convênio PetLove (para animais de estimação);
• Parceria Educacional;
• Convênio Sesc;
• Folga no aniversário;
• Estacionamento e/ou Vale Transporte;
• Assistência Funeral;
• Parceria com a Academia Selfit (Lar Center);
• TotalPass e/ou Wellhub.