Assistente Administrativo Efetivo NOVO

Dar suporte administrativo e operacional às atividades do Instituto Revoar, contribuindo para a organização dos atendimentos, projetos, grupos de apoio, eventos e demais ações desenvolvidas pelo Instituto. Atuar como ponto de apoio da Coordenação, garantindo organização das informações, cumprimento das rotinas e bom fluxo de comunicação entre participantes, profissionais e áreas internas.

Atendimento e rotina administrativa

• Acompanhar os canais de atendimento do Instituto, incluindo WhatsApp e e-mail.
• Prestar informações e direcionar demandas aos responsáveis.
• Organizar documentos, arquivos, formulários, listas e controles internos.
• Atualizar planilhas e informações necessárias ao acompanhamento das atividades.
• Apoiar a elaboração dos relatórios periódicos do Instituto.
• Acompanhar pendências administrativas e prazos sob sua responsabilidade.

Terapias, grupos de apoio e Estágio Revoar

• Realizar o atendimento inicial e o direcionamento dos interessados.
• Organizar agendas e confirmar atendimentos.
• Acompanhar a disponibilidade dos terapeutas.
• Manter atualizados os controles de pacientes e atendimentos realizados.
• Prestar suporte operacional aos terapeutas e estagiários.
• Apoiar a organização dos grupos de apoio e das atividades do Estágio Revoar.
• Organizar informações de atendimentos para relatórios e encaminhamentos ao setor Financeiro.

Projetos e conexões

• Dar suporte operacional aos projetos permanentes e temporários do Instituto.
• Manter organizadas agendas, contatos, documentos, inscrições e informações dos projetos.
• Apoiar o contato e os alinhamentos com terapeutas, profissionais, instituições e demais participantes envolvidos nas ações.
• Acompanhar as demandas operacionais definidas pela Coordenação.

Eventos e ações

• Apoiar a organização e a execução dos eventos e ações promovidos pelo Instituto.
• Organizar inscrições, listas de participantes e confirmações.
• Apoiar contatos operacionais com fornecedores e participantes.
• Acompanhar materiais, estrutura e necessidades logísticas.
• Prestar suporte presencial durante eventos e ações, quando necessário.
• Apoiar a organização dos registros e informações após os eventos.

Podcast Revoar

• Apoiar a organização das gravações.
• Realizar contatos e confirmações com convidados.
• Organizar agenda com estúdio e participantes.
• Acompanhar controles administrativos relacionados às gravações.
• Apoiar as demandas operacionais necessárias para a realização dos episódios.

Interface com Marketing

• Organizar e encaminhar ao Marketing as informações necessárias para divulgação das ações do Instituto.
• Acompanhar os prazos das solicitações realizadas.
• Fornecer informações, registros e materiais necessários à comunicação dos projetos e eventos.
• Apoiar a cobertura das ações com registros e informações, quando necessário.

Conhecimentos e experiências desejáveis

• Conhecimento de Pacote Office
• Boa utilização de planilhas e ferramentas digitais de organização.
• Familiaridade com WhatsApp Business e canais digitais de atendimento.
• Experiência anterior em atendimento, rotinas administrativas, projetos sociais, eventos ou áreas correlatas.
• Boa redação e organização de informações.