Auxiliar Administrativo Efetivo NOVO

Descrição da Vaga

Realizar atividades administrativas e burocráticas junto ao departamento em que atua, tratar documentos, elaborar, abastecer e importar dados para planilhas, formulários e sistemas, a fim de auxiliar na realização das atividades da área na qual estiver alocado.

Responsabilidades e Atribuições

• Receber, arquivar e dar a destinação final conforme natureza e prazo de guarda dos documentos, através de procedimento padrão, para disponibilizar os documentos para as áreas em tempo hábil e assegurar o correto armazenamento dos mesmos;
• Realizar a conferência e o controle de pagamentos, faturas de abastecimento, utilização de táxi, compra de vale transporte, refeição, alimentação e demais produtos/materiais realizados pela unidade/área de atuação;
• Efetuar a importação de dados e os lançamentos em planilhas eletrônicas e nos sistemas operacionais da empresa, a fim de manter os mesmos atualizados, seguindo procedimentos e orientações recebidas, bem como coletar dados junto à sua unidade ou área de atuação sempre que solicitado;
• Digitalizar documentos que compõem o sistema de gestão por processos da ESM (políticas, regulamentos, manuais, procedimentos, instruções de trabalho, registros e formulários);
• Participar de audiências trabalhistas e cíveis na condição de preposto, representando os interesses e direitos da empresa;
• Acompanhar e controlar prazos de processos judiciais e/ou administrativos e audiências/compromissos via agenda, para garantir o cumprimento dos mesmos;
• Solucionar problemas de baixa complexidade relacionados a tecnologia da informação, tais como: atualização de sistemas, instalação de aplicativos, impressoras e periféricos, testes básicos de funcionamentos dos dispositivos, bem como, controlar e atualizar a base de dados das impressoras térmicas cedidas para clientes;
• Conferir contas a pagar via relatório gerencial, efetuar e baixar depósitos e pagamentos, separar e organizar os extratos e documentos bancários, encaminhando os mesmos para as áreas de destino, bem como, executar serviços externos;
• Prestar atendimento e dar suporte aos colaboradores, clientes, fornecedores, agenciadores e candidatos, repassando informações e orientações sobre procedimentos da empresa e demais assuntos correlatos da área de atuação;
• Conferir notas fiscais, faturas de pagamento e boletos, recibos, extratos e demais documentos direcionando-os para área responsável;
• Secretariar o superior imediato na gestão da equipe através do acompanhamento do período de experiência, atualização cadastral, rescisão contratual, manutenção da jornada de trabalho, acompanhamento dos registros de cartão ponto, programação de férias e solicitação de alterações salariais, através de processos padrões da empresa, a fim de garantir o cumprimento da legislação trabalhista e o atendimento às normas internas;
• Auxiliar na organização de eventos internos, salas para reunião e treinamento, enviando e recebendo brindes e demais materiais, bem como, separando o material necessário para a realização dos mesmos;
• Auxiliar no atendimento de solicitações advindas de órgãos fiscalizadores/públicos e demais entidades, através da prestação de informações, separação de documentos para apresentação e como representante na condição de preposto sempre que necessário, efetuando o protocolo dos documentos junto aos órgãos competentes conforme orientação da área;
• Auxiliar no controle do consumo de material de expediente, crachás, insumos, epi´s e uniformes, requisitando a reposição ao setor de suprimentos sempre que necessário.

Requisitos e Qualificações

• Ensino Médio Completo;
• Experiência em atividades Administrativas.

Informações Adicionais