Supervisor Administrativo Efetivo NOVO

Descrição da Vaga

Responsável por supervisionar e coordenar as rotinas administrativas, fiscais, documentais e de pessoas do terminal de combustível, assegurando o suporte adequado à operação de recebimento, armazenagem e expedição de produtos. Atua garantindo a conformidade regulatória (ANP, CETESB, Prefeitura e Corpo de Bombeiros), fiscal (NF-e, CT-e, MDF-e, ICMS-ST, SPED) e de segurança (SMS/NR-20), o controle da movimentação e do estoque (conciliação de volume físico, fiscal e contábil), a gestão de contratos, custos e faturamento, e a liderança da equipe administrativa, atuando como interface entre a operação, as áreas internas de apoio, fornecedores, transportadoras e órgãos fiscalizadores.

Responsabilidades e Atribuições

Gestão administrativa e de rotinas

· Supervisionar contratos com fornecedores, transportadoras e prestadores de serviço

· Controlar documentação fiscal (NF-e, DANFE, manifesto de transporte).

· Coordenar as rotinas administrativas do terminal (expediente, correspondências, arquivos, contratos de apoio)

· Garantir o cumprimento de procedimentos internos, políticas da empresa e prazos

· Controlar serviços de apoio: limpeza, portaria, vigilância, manutenção predial e contratos com terceiros

· Gerir recursos materiais e infraestrutura administrativa (estações de trabalho, materiais de escritório, equipamentos)

Gestão de pessoas / equipe

· Supervisionar a equipe administrativa e dar suporte ao controle de jornada dos operacionais

· Controlar ponto, escalas, horas extras, férias e banco de horas

· Apoiar processos de admissão, integração e desligamento junto ao RH

· Assegurar que a equipe tenha treinamentos obrigatórios (NRs, SMS, integração) em dia

Documentação fiscal, regulatória e de movimentação

· Acompanhar a emissão e o controle de notas fiscais de entrada e saída de produto

· Apoiar o controle de movimentação e estoque (recebimento, transferência e expedição), conciliando o físico com o documental/fiscal

· Controlar arquivos regulatórios, prazos de certificados, alvarás, licenças ambientais e de funcionamento (ANP, CETESB, Prefeitura e Corpo de Bombeiros)

· Garantir a regularidade documental do terminal: licenças (ANP, ambiental, operacional, Corpo de Bombeiros), alvarás e certidões

· Organizar e manter atualizados registros exigidos por órgãos reguladores e em auditorias/fiscalizações

· Apoiar obrigações acessórias (SPED, declarações à ANP, livros fiscais), normalmente em conjunto com o setor contábil/fiscal

Faturamento, financeiro e suprimentos

· Gerir processos de faturamento, contas a pagar e a receber ligadas ao terminal

· Gerir compras e contratos de fornecedores e prestadores de serviço (cotações, ordens de compra, recebimento)

· Controlar custos e despesas operacionais do terminal e apoiar a elaboração e o acompanhamento do orçamento

Relacionamento e interfaces

· Atuar como interlocutor administrativo com clientes, transportadoras, fornecedores e prestadores

· Apoiar o atendimento a fiscalizações de órgãos (ANP, ambiental, fiscal, trabalhista)

· Articular com áreas internas (operação, manutenção, SMS, financeiro, RH, jurídico)

Indicadores, relatórios e controles gerenciais

· Elaborar e consolidar relatórios gerenciais de movimentação, custos, produtividade e KPIs

· Monitorar indicadores administrativos e propor melhorias de processo

· Subsidiar a gerência com dados para tomada de decisão

Requisitos e Qualificações

Ensino Superior completo;

Desejável pós graduação;

Desejável experiência profissional;

Informações Adicionais

Plano de saúde; Plano odontológico; Vale Transporte; Vale Refeição.