Assessor(a) Executivo(a) Pessoal Efetivo

Sobre a oportunidade

Estamos estruturando um Escritório Pessoal para profissionalizar a gestão das demandas pessoais, administrativas e patrimoniais da nossa Diretoria.

Buscamos uma pessoa com alto nível de organização, discrição e capacidade de resolução, que funcione como ponto central de acompanhamento das diferentes frentes da rotina pessoal.

Esta não é uma posição limitada à organização de agenda ou ao recebimento de solicitações. Procuramos alguém capaz de entender uma demanda, pesquisar alternativas, organizar responsáveis, controlar prazos e custos, propor soluções e acompanhar cada assunto até sua conclusão.

Principais responsabilidades

• Centralizar e acompanhar demandas pessoais e administrativas;
• Organizar compromissos, documentos, vencimentos, renovações e pendências;
• Administrar informações relacionadas a imóveis, locações, condomínios, contratos, seguros, veículos e patrimônio;
• Realizar interface com contabilidade, jurídico, administradoras, fornecedores e prestadores de serviço;
• Organizar calendário financeiro, despesas recorrentes, pagamentos previstos, contratos e assinaturas;
• Pesquisar fornecedores, solicitar e comparar orçamentos;
• Acompanhar manutenções, reformas, serviços residenciais e projetos patrimoniais;
• Organizar viagens, passagens, hospedagens, reservas, transportes e documentos;
• Apoiar administrativamente a organização de consultas, exames e compromissos pessoais;
• Controlar cronogramas, responsáveis, custos, pendências e próximos passos de projetos pessoais;
• Preparar informações e alternativas para decisões do titular;
• Realizar follow-up com fornecedores e profissionais até a efetiva conclusão das demandas;
• Manter documentos, históricos e informações organizados em ambiente digital;
• Produzir visão semanal consolidada das demandas abertas, concluídas, atrasadas e aguardando decisão;
• Realizar atividades externas relacionadas à rotina do Escritório Pessoal.

O que esperamos dessa pessoa

Buscamos alguém que, diante de uma demanda, consiga retornar com:

“Entendi o assunto, pesquisei as alternativas, esta é a minha recomendação, este é o custo e, com a sua aprovação, seguirei desta forma.”

Esperamos uma atuação com autonomia operacional, senso de prioridade e responsabilidade pela conclusão das entregas.

Requisitos obrigatórios

• Experiência anterior em assistência executiva, gestão administrativa, operações, concierge, produção, hospitalidade, gestão de projetos ou atividades relacionadas;
• Experiência com controle de demandas, prazos, fornecedores e documentos;
• Excelente organização e capacidade de follow-up;
• Comunicação escrita e verbal clara e objetiva;
• Discrição para lidar com informações pessoais, familiares, financeiras e patrimoniais;
• Conhecimento de Excel e ferramentas de produtividade;
• Familiaridade com calendários, armazenamento em nuvem e gestão digital de tarefas;
• CNH categoria B válida;
• Segurança e disponibilidade para dirigir;
• Disponibilidade para atuação presencial e realização de atividades externas;
• Ensino superior completo ou em andamento avançado.

Diferenciais

• Experiência atendendo empresários, executivos, famílias ou pessoas com rotinas de alta demanda;
• Vivência com gestão de imóveis, patrimônio, locações ou fornecedores residenciais;
• Experiência em Family Office, escritório pessoal ou empresa familiar;
• Atuação anterior em hotelaria premium, concierge, mercado imobiliário, clínicas particulares ou escritórios executivos;
• Conhecimento de Microsoft Teams, Planner, Outlook e ferramentas de inteligência artificial;
• Inglês intermediário ou avançado.

Habilidades que fazem a diferença:

• Organização e capacidade de acompanhar diferentes demandas simultaneamente;
• Iniciativa para antecipar necessidades e possíveis problemas;
• Capacidade de transformar demandas em soluções práticas;
• Senso de prioridade e agilidade na tomada de decisão;
• Comunicação clara, objetiva e adequada ao ambiente executivo;
• Discrição e responsabilidade no tratamento de informações confidenciais;
• Firmeza e cordialidade na condução de fornecedores e prestadores;
• Disciplina para realizar cobranças e acompanhar prazos;
• Atenção aos detalhes sem burocratizar os processos;
• Comprometimento com a resolução completa das demandas.