Atuar como principal suporte operacional ao CEO, garantindo a organização da agenda executiva e a fluidez das rotinas administrativas. Será responsável por assegurar que compromissos, reuniões, documentos e comunicações ocorram com eficiência, confidencialidade e excelência, permitindo que o CEO mantenha o foco nas decisões estratégicas da empresa.

Principais responsabilidades

Gestão da agenda executiva

• Gerenciar a agenda do CEO, organizando reuniões, compromissos e viagens.
• Priorizar demandas de acordo com urgência e impacto no negócio.
• Antecipar conflitos de agenda e propor soluções.
• Garantir a preparação prévia dos compromissos, organizando informações, documentos e materiais necessários.

Gestão de viagens

• Organizar viagens nacionais e internacionais.
• Realizar reservas de passagens, hospedagens, transportes e demais necessidades logísticas.
• Elaborar roteiros de viagem e acompanhar alterações quando necessário.
• Controlar documentação relacionada às viagens.

Gestão da comunicação executiva

• Realizar triagem, leitura e priorização de e-mails.
• Direcionar demandas aos responsáveis internos.
• Acompanhar pendências até sua conclusão.
• Organizar documentos e correspondências do CEO.
• Intermediar a comunicação entre o CEO, diretores, clientes, parceiros e demais stakeholders.

Governança corporativa

• Organizar pautas das reuniões de Conselho, Quarter e demais reuniões estratégicas.
• Elaborar atas com registro das decisões e encaminhamentos.
• Enviar convites e realizar toda a organização logística das reuniões.
• Garantir que materiais necessários estejam disponíveis previamente aos participantes.
• Acompanhar a execução dos planos de ação definidos nas reuniões.

Gestão documental

• Organizar o fluxo de documentos para assinatura.
• Acompanhar assinaturas eletrônicas e físicas.
• Manter arquivos físicos e digitais organizados.
• Realizar assinaturas em documentos oficiais quando houver procuração ou autorização formal.

Controles administrativos

• Controlar o recebimento de dividendos e demais documentos financeiros relacionados ao CEO.
• Acompanhar prazos importantes.
• Organizar documentos pessoais e societários quando necessário.
• Apoiar no controle de contratos, procurações e documentos estratégicos.

Suporte executivo

• Dar suporte às demandas administrativas da Presidência.
• Acompanhar tarefas delegadas pelo CEO, garantindo prazos e retornos.
• Atuar com absoluto sigilo sobre informações estratégicas.
• Identificar oportunidades de melhoria nos processos administrativos da Presidência.

Requisitos

• Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Processos Gerenciais, Direito ou áreas correlatas.
• Experiência anterior como Secretária, Assistente Executiva ou em posições de apoio à alta liderança.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Organização, atenção aos detalhes e elevada capacidade de planejamento.
• Capacidade de gerenciar múltiplas demandas simultaneamente.
• Perfil proativo, discreto e orientado à resolução de problemas.
• Facilidade para utilização de ferramentas digitais, IAs e plataformas de produtividade.
• Disponibilidade para eventuais viagens e flexibilidade de agenda quando necessário.

Diferenciais

• Experiência assessorando CEO, Presidência ou C-Level.
• Vivência em empresas de tecnologia ou de rápido crescimento (scale-ups).
• Experiência com organização de reuniões de Conselho de Administração e Governança Corporativa.
• Conhecimento em ferramentas como Google Workspace, ClickUp, Notion, Asana ou similares.
• Inglês intermediário ou avançado.
• Experiência com gestão de viagens internacionais.
• Conhecimento em assinatura eletrônica e gestão documental.
• Noções de compliance, governança corporativa ou gestão societária.

O que oferecemos

Desenvolvimento profissional

• Oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional.
• PDI (Plano de Desenvolvimento Individual).
• Ambiente de trabalho colaborativo, dinâmico e de alta performance.

Benefícios

• Vale alimentação de R$ 1.100,00.
• Comodato para aquisição de equipamentos de R$ 2.400,00 por ano.
• Seguro de vida.
• Telemedicina.
• Auxílio saúde de até R$ 400,00 por mês.
• Auxílio esportes de até R$ 200,00 por mês.
• Auxílio internet de até R$ 100,00 por mês.
• Campanhas e ações especiais (Outubro Rosa, Novembro Azul, entre outras), com apoio e benefícios adicionais.

Faça parte da ADVBOX

Na ADVBOX, acreditamos que excelência operacional é um dos pilares para impulsionar grandes resultados. Buscamos uma pessoa altamente organizada, discreta e proativa para atuar lado a lado com o CEO, contribuindo diretamente para a eficiência da liderança e para o crescimento da empresa.

Se você gosta de ambientes dinâmicos, desafios constantes e deseja fazer parte de uma empresa de tecnologia em expansão, onde seu trabalho terá impacto direto nas decisões estratégicas do negócio, queremos conhecer você.